Deivida Allena digitalizētās organizācijas cilvēks

Deivids Alens ir bestsellera autors Paveikt lietas: māksla nodrošināt produktivitāti bez stresa un viens no valsts vadošajiem personīgā laika pārvaldības guru. Viņa laika pārvaldības sistēma uzsver tūlītēju rīcību ar ienākošo informāciju – vai nu pabeidzot darbību, ja to var izdarīt dažu minūšu laikā, deleģējot to vai glabājot to īpašās uzdevumu un pārraudzības mapēs noteiktam laikam. malā lielākiem darbiem. (Patiesi, Alenam ir daži mācekļi šeit, Tehnoloģiju apskatā.)

Kad mēs šonedēļ sazinājāmies ar Alenu, mēs viņam jautājām, ko viņš domā par jaunākajiem tehnoloģiskajiem rīkiem uzdevumu un saistību izsekošanai, piemēram, Google kalendāru, kas tika palaists pagājušajā nedēļā (skatiet Google Time Keeper ).

Tehnoloģiju apskats: Datori un internets ļauj mums darīt vairāk lietu, bet vai tās tiešām var mums palīdzēt paveikt vairāk? Kā tehnoloģija iekļaujas labā laika pārvaldības sistēmā?

Deivids Alens: Pirmkārt, jūs nepārvaldāt laiku. Laiks ir laiks, un to nevar pārvaldīt. Tas, ko jūs pārvaldāt, ir saistības. Kalendārs ļaus jums pārvaldīt ne vairāk kā trīs vai četrus procentus no tā, kas jums jādara. Tas, kas jums patiešām ir nepieciešams, ir veids, kā sekot līdzi savām saistībām. Tad jūs sākat apzināties lielo saistību apjomu, ko esat uzņēmies, un varat pārskatīt šīs saistības.

Lielākā daļa sīkrīku nedara neko vairāk, kā tikai paātrina šīs informācijas sadalīšanu. Nav atšķirības starp kalendāru kabatā vai internetā. Man ir Palm, un es to pat neizmantotu, ja vien tam nebūtu pieejama mēneša īsa acu uzmetiena funkcija, kas ir vienīgais iemesls, kāpēc Palm ir nedaudz labāks par daudziem citiem digitālās informācijas apstrādes sīkrīkiem. Bet tam ir tikpat negatīva puse: prom no redzesloka, ārpus prāta.

Bieži vien jums ir jāizskata veicamo zvanu saraksts, kad atrodaties pie sava tālruņa un kad jums ir nedaudz laika. Ja dators padara šo informāciju visuresošāku un vieglāk pieejamu, tad līdz šim tas palīdz.

Taču dators var radīt arī ilūziju, ka esat sakārtots — kad viss, ko jūs patiešām darāt, ir sekot līdzi vietturiem. Džeiku pasaulē daudziem cilvēkiem patīk manas lietas, jo tas uzlabo to, ko varat paveikt. Bet, ja esat pārslogots, jūs būsiet tikpat noguris, ja izmantojat elektronisko vai tiešsaistes kalendāru, kā tad, ja izmantojat papīra kalendāru.

TR: Kā jūs sekojat savām saistībām?

SNIEDZ: Atklāti sakot, man vajag tikai sarakstus. Viens no šiem sarakstiem ir kalendārs, bet pārējie ir to lietu saraksti, kurās ir potenciālās iespējas, lietas, kuras es varu norādīt, ko darīt atkarībā no atrašanās vietas, piemēram, @darbs, @mājas utt. Man nekas nav vajadzīgs. bet šie astoņi vai deviņi plakanie saraksti. Viss, kas pārvalda sarakstus, darbojas lieliski. Es izmantoju papīra plānotāju tieši šādā veidā. Ir tikai nedaudz vieglāk nēsāt palmu. Bet es varētu vieglāk pārlūkot plānotāju nekā plaukstdatoru.

TR: Kā ir ar viedtālruņiem, piemēram, Palm’s Treo, ar kalendāriem, e-pastu un tā tālāk? Tie ļauj saglabāt uzdevumu sarakstus un veikt zvanus no vienas un tās pašas ierīces.

SNIEDZ: Manu Sony-Ericsson tālruni ir daudz jautrāk turēt kabatā nekā Treo, kas daudziem patīk, taču plaukstdatori ir neveikli sīkumi. Es labprātāk sajaucu un saskaņoju savu plaukstu un tālruni, nevis sajaucu tos kopā. Ja viens nokrīt, es vēlos, lai otrs strādā. Un tālruņa nelielais formas faktors ir pluss. Es tikko biju pastaigā pa Bostonu. Ieliku mobilo telefonu kabatā. Es negribēju ņemt Palmu. Ja man būtu Treo, man tie abi būtu jāņem līdzi, un tad manā kabatā būtu tā lielā neveiklā lieta.

Turklāt daudzi plaukstdatori kļūst kā mazi datori, kur jums ir jāveic divi vai trīs klikšķi, lai atrastu sarakstus. Ja mēģināt kartēt 43 dažādas kategorijas programmā Outlook savā Windows Mobile ierīcē, bet vēlaties ātri piezvanīt, cik daudz vietu jums ir jāmeklē? Es saprotu, ka, ja jūs patiešām esat īgns, tas kļūst par ieradumu, tad jūs esat salauzis savu neapzināto pretestību. Un daudzas no šīm lietām darbojas uz mūsu iekšējiem džekiem, kad sestdienās esam mājās un muļļājamies ar sīkrīkiem. Bet, kad atrodaties realitātes spārnos, kad atgūstaties no gripas un jūtaties kā muļķīgi, labāk būtu, ja jums tas būtu vienkārši un reāli pieejams.

TR: Kā jums izskatītos patiesi noderīga personīgā organizētāja tehnoloģija?

SNIEDZ: Mēs varētu izveidot zināmu saprātīgu inteliģenci, līdzīgi kā Mičs Kapors [Lotus dibinātājs] sākotnēji darīja ar Agenda. [Agenda bija uz DOS balstīta personīgās informācijas pārvaldnieka programma, ko 80. gadu beigās un 90. gadu sākumā tirgoja Lotus; tas ļāva brīvā formā ievadīt un klasificēt mazos priekšmetus datu bāzē, un to joprojām izmanto daudzi tās bhaktas. - Red. ] Ja es varētu vienkārši pierakstīt Call Bill uz plaukstdatora ekrāna un tas uzreiz parādījās manā zvanu sarakstā, un tas ir tad, kad esmu lidostā un man ir laiks veikt dažus zvanus, tas palīdzēs daudz ērtāk.

Kad pienāks diena, kad es sēžu šeit un runāju ar jums, un es saprotu, ka man vajag baterijas manai kamerai, un es vienkārši to saku savam plaukstdatoram, un tad, kad es dodos komandējumos, tas jau ir manā sarakstā — ja tas ir. ātrs, necaurlaidīgs un nemanāms, un parāda datus, kurus vēlaties redzēt jebkurā kontekstā, kurā jūs atrodaties – tad datori galu galā kļūs par noderīgiem rīkiem, jo ​​tie iegūs mums vajadzīgos datus ātrāk un ātrāk.

Planšetdatori [klēpjdatori ar pildspalvu interfeisiem] tuvojas. Cilvēki manā tehnoloģiju komandā un citi cilvēki, kurus es pazīstu, ir planšetdatoru dīvaini, un viņi viņus mīl. Viņiem patīk papīra pieskāriens un sajūta, taču planšetdators ir spēcīgs veids, kā to digitalizēt. Tas ir kaut kā smieklīgi. Tā kā dators kļūst patiešām, patiešām, ļoti labs, jaudīgs un ātrs, tas sāks atbilst papīram.

Bet, ja esat pietiekami tālu apguvis GTD [ Izdarīt darāmo ], jūs zināt, ka jūsu lielākais izaicinājums ir iknedēļas pārskatīšana [laiks, kas atvēlēts sarakstu novērtēšanai un atvēršanai un turpmākās darbības noteikšanai ar katru vienumu]. Ja man būtu miljards dolāru, es izstrādātu lietu, kas veiktu pielāgotu iknedēļas pārskatu. Tas izraisītu pareizos jautājumus un liktu man domāt par rezultātiem. Piemēram, tas teiktu: jūs dodaties uz Ņujorku. Vai vēlaties, lai es dabūju teātra biļetes, kā jūs to darījāt pagājušajā reizē, kad tur bijāt? Ir daudz interesantu lietu, kuras var izveidot par īstu personīgo menedžeri.

WR: Galīgais mērķis, lai paveiktu lietas, ir palīdzēt cilvēkiem iegūt, kā jūs sakāt, prātu kā ūdeni, lai viņi varētu faktiski izkraut lietas savos sarakstos un pavadīt laiku, kad viņu galva nav piepildīta ar visu, kas viņiem ir. darīt. Vai tehnoloģija mūs tuvina šāda veida nedarīšanai?

SNIEDZ: Es gribu neko nedarīt, cik bieži vien varu. Tāpēc es pastāvīgi sasniedzu savu e-pasta iesūtni pēc iespējas tuvāk nullei un cenšos aizvērt visas šīs cilpas. Lielākā daļa cilvēku pavada visu nedēļu pirms došanās atvaļinājumā, vienkārši cenšoties pārvaldīt šīs lietas, nevis tos pārvaldīt. Bet 90 procenti no GTD darba ir tikai spēja ļoti ātri noskaidrot, kas man [vajadzētu] darīt šobrīd.

Mājas lapas attēlu sniedza David Allen Company. (Fotogrāfija ir Deivida Allena.)

paslēpties