211service.com
Efektīva e-pasta arhivēšana
E-pasta pazaudēšana var būt nopietna problēma gan valsts, gan privātajā sektorā. Nesen Baltais nams tika pakļauts kritikai nespēja saglabāt savu e-pasta arhīvu , pat pēc tam, kad Klintones administrācija līdzīga skandāla dēļ ieviesa arhivēšanas sistēmu. Buša administrācija atcēla esošo arhivēšanas sistēmu, pārejot no Lotus Notes uz Microsoft Exchange, un pašreizējā sistēma tiek ziņots, ka tas paļaujas uz dublējuma lentu un roku šķirošanas kombināciju. Šīs nedēļas sākumā, saskaņā ar Washington Post , tiesas dokumentos atklājās, ka Baltais nams nav izdevies atrast e-pastus nosūtīts 2003. gadā, kas ietver iebrukumu Irākā.
E-pastu var būt grūti efektīvi arhivēt, jo tie tiek nosūtīti tik lielos daudzumos, kas apgrūtina to uzglabāšanu formā, kurā ir viegli meklēt un kas ir uzskatāmi aizsargāts pret viltojumiem. Abas šīs prasības ir īpaši svarīgas e-pastam, kas nepieciešams tiesas prāvās un citās juridiskās situācijās. Par laimi, eksperti saka, ka pareizai e-pasta arhivēšanai ir daudz labu tehnoloģiju un pēdējos gados iespējas ir tikai uzlabojušās.
Rezerves lentes ir draņķīgs e-pasta arhivēšanas veids, saka Marks Diamonds Konturāls , datu un uzglabāšanas konsultāciju uzņēmums. Lenšu sistēmas veic datu momentuzņēmumus ar noteiktiem dienas vai nedēļas intervāliem, atstājot iespēju, ka datus var gan izveidot, gan dzēst pirms kopēšanas. Līdz ar to lentes dublējumkopijas patiešām ir labas tikai kā apdrošināšana pret sistēmas kļūmēm. Pienācīga arhivēšanas sistēma, pēc Diamond teiktā, ietver iespēju zināt, kas jums ir, un spēju … atrast e-pastus un viegli tos izgūt, kas ir ļoti grūti dublējuma lentēs.
Tāpat arvien vairāk tiek atzīts, ka arhivēšanas sistēmām ir jābūt automatizētām, lai tās darbotos pareizi, atšķirībā no darbietilpīgās un kļūdām pakļautās manuālās šķirošanas sistēmas, kas pašlaik darbojas Baltajā namā. Pat daudzas digitālās arhivēšanas shēmas failus glabā vairākās vietās. Lai pilnībā meklētu visus ar konkrētu tiesas prāvu saistītos failus, var būt nepieciešams meklēt daudzas iekārtas dažādās vietās. Diamond saka, ka laba arhivēšanas sistēma veic e-pasta ierakstu, tiklīdz tas nonāk serverī. Citu automatizēto rīku mērķis ir aizsargāt e-pastu, kas saistīts ar esošu tiesvedību, un atvieglot esošo saglabāto ziņojumu kārtošanu.
Diamond saka, ka jaunākās arhivēšanas sistēmas pārsniedz vienkāršu e-pasta glabāšanu, ļaujot dažu minūšu laikā atgūt datus, kuru iegūšanai pretējā gadījumā varētu paiet nedēļas vai mēneši. Šādi uzlabojumi ir svarīgi, viņš saka, jo katrs e-pasts, ko kāds sūta, neatkarīgi no tā, vai tas ir no Baltā nama e-pasta servera vai uzņēmuma e-pasta servera, ir biznesa dokuments. Viņš saka, ka tiesas un regulatori ir ļoti skaidri norādījuši, ka tas nozīmē, ka e-pasts ir pienācīgi jāsaglabā. Ja nav izveidotas labas sistēmas, izmaksas var būt augstas. Papildus bažām par Balto namu Diamond norāda uz lietu starp Intel un AMD, kurā pirmais ziņoja, ka ir iztērējis vairāk nekā 25 miljonus USD, lai atgūtu pazaudēto e-pastu. Diamond saka, ka tipiskajam uzņēmumam Fortune 500 jebkurā brīdī tiek izskatītas vairāk nekā 150 juridiskas darbības. Viņš piebilst, ka vismaz 50 procenti no šīs tiesvedības izmaksām attiecas uz nepieciešamo dokumentu atgūšanu, no kuriem lielākā daļa ir elektroniski.
Lai gan no pirmā acu uzmetiena var šķist svarīgi sakārtot, kuri e-pasta ziņojumi ir jāsaglabā, daži eksperti saka, ka vislabāk ir saglabāt tos visus. Robins Bingemans, produktu menedžeris kriminālistikas un atbilstības sistēmām, Apvienotajā Karalistē bāzēta uzņēmuma, kas ražo arhivēšanas rīku ar nosaukumu Krioserveris , ir iecienīts piemērs, lai ilustrētu domu. Iedomājieties e-pastu, kurā teikts: Sveiks, Bil, prieks jūs redzēt pagājušajā nedēļā. Žēl dzirdēt par Eilīnas nieru infekciju. Ceru, ka viņa drīz iznāks no slimnīcas. Nu, lūk, dokuments, ko es apsolīju saistībā ar klienta stūres statņa kļūmi. Es domāju, ka mums tas ir jāizskata tehniskajai komandai, pirms tas kļūst par klientu bažām. Atkarībā no jūsu perspektīvas, viņš norāda, e-pastu varētu uzskatīt par personisku. Taču tajā ir arī informācija par produktu atbildību, kas vismaz saskaņā ar Eiropas tiesību aktiem ir jāsaglabā 10 gadus. Cilvēka šķirotājs var viegli koncentrēties tikai uz vienu e-pasta aspektu, un dabiskās valodas apstrādes algoritms, iespējams, apjuks. Bingemans uzskata, ka uzņēmumiem vajadzētu visu saglabāt maksimāli ilgu laiku un koncentrēties uz labiem veidiem, kā meklēt datus un pierādīt, ka tie nav bojāti, lai tiesas gadījumā tos varētu atzīt par pierādījumu. lietu. Viņš piebilst, ka šāda veida politika ir laba arī tāpēc, ka tā dod uzņēmumam iespēju pierādīt, ka it kā e-pasts nav nosūtīts – kaut ko nav iespējams izdarīt ar rezerves lentēm, kurās nav ierakstīts viss.
Peter TerSteeg, tehniskais direktors Quest programmatūra Vienotā komunikāciju biznesa vienība norāda, ka uzņēmumiem tomēr ir jādara vairāk, nekā tikai jāsaglabā e-pasts. Viņš saka, ka uzņēmumiem ir nepieciešama viena stikla rūts, lai atrastu visus tiesvedībai nepieciešamos datus. Viņiem ir jāatrod pārdevēji, kuri veiks ievērojamus ieguldījumus šajā vienā stikla rūtī, lai veiktu meklēšanu visos datu tipos šajā organizācijā.
Faili vai dati, kas iegūti, sadarbojoties tīmeklī, piemēram, izmantojot Microsoft SharePoint , nepieciešams arhivēt kopā ar e-pastu, atzīmē terSteeg. Viņš saka, ka nākamais izaicinājums tādiem pārdevējiem kā Quest ir izstrādāt sistēmu, kas arhivē visus šāda veida datus un padara tos viegli pārmeklējamus un kā uzticamus pierādījumus tiesā pat tad, ja datu apjoms ievērojami pieaug, salīdzinot ar organizācijas mūžs.
Mimosa sistēmas Izpilddirektors T.M. Ravi piekrīt virzienam, kurā virzās lauks. Faktiski šīs nedēļas sākumā Mimosa paziņoja par jaunām funkcijām uzņēmuma esošajai e-pasta arhivēšanas sistēmai, kas ļaus uzņēmumiem arhivēt un meklēt dokumentus, ne tikai e-pastu un tūlītējās ziņas. Izmantojot paņēmienu, ko sauc par globālo vienotu instanču, programmatūra meklē arhīvā identiskus datus, kas glabājas vairākās vietās, piemēram, ja lietotājs ir saglabājis Word failu un pēc tam nosūtījis pa e-pastu 40 personām uzņēmumā, un saglabā tikai vienu. kopiju. Nākotnē Ravi saka, ka uzņēmums plāno pievienot atbalstu arī SharePoint failiem.
Dienas beigās, saka Contoural’s Diamond, e-pasta arhivēšana nav saistīta ar e-pasta saglabāšanu. Tas attiecas uz kontroli. Ņemot vērā rīku nobriešanu tirgū pēdējos gados, viņš saka, ka lielākā daļa problēmu rodas, ja organizācijas, tostarp Baltais nams, nenāk klajā ar labu politiku pieejamo tehnoloģiju izmantošanai.