Green Mountain State kļūst zaļāks

Biroji, iespējams, nekad nebūs pilnīgi bez papīra, neskatoties uz to senais tehnoloģiju pareģojums gluži pretēji. Taču joprojām ir iespējama strauja papīra izmantošanas samazināšana, kā to cenšas pierādīt viena Vērmontas valsts aģentūra.

Vērmonta Informācijas un inovāciju departaments (DII) nodarbojas ar IT iepirkumiem valstij, un liela daļa šī darba ir papīra ietilpīga. Aģentūra slēdz līgumus ar ārējiem piegādātājiem, piemēram, pretvīrusu programmatūras nodrošinātājiem vai aparatūras pārdevējiem, lai uzturētu valsts valdības tehnoloģisko infrastruktūru. Konkrēts līgums, ko apstrādā DII, iespējams, būs jāapskata un jāapstiprina vairākiem cilvēkiem, pirms to var pieņemt, un katra darbība joprojām ir jādrukā un jāparaksta ar roku. Mēneša laikā DII varētu apstrādāt 80 šādus līgumus.

Apmēram pirms gada aģentūras amatpersonas sāka mēģināt padarīt procesu efektīvāku un lētāku, vairāk paļaujoties uz tiešsaistes rīkiem. DII kļuva par programmatūras beta testeri no IBM un Silanis kas ļauj aģentūras darbiniekiem parakstīt dokumentu digitāli, pievienojot nedaudz datu, kas elektroniski pārbauda un reģistrē parakstītāja identitāti, neizmantojot unikālu rokrakstu. Pēc tam sistēma automātiski brīdina nākamo personu rindā, ka ir viņa kārta to pārskatīt. Nav nepieciešams nodot fizisku dokumentu, vācot parakstus. Līgumu plūsmu caur organizāciju vairs neierobežo darbinieku iešanas ātrums.

Līdzīgi pasākumi jebkurā organizācijā var dot ietaupījumus, kas ātri palielinās. IBM Enterprise Content Management nodaļas vadītājs Kens Biskonti saka, ka tad, kad uzņēmumi pārstāj drukāt e-pastus un citus digitālus dokumentus, tie var samazināt papīra patēriņu par 80 līdz 90 procentiem. Fransuā Ragnets, Xerox pētniecības centra programmu vadītājs, kurš koncentrējas uz dokumentu tehnoloģijām, paredz nākotni, kurā daudz vairāk dokumentu tiek glabāti tiešsaistē un automātiski atjaunināti, lai papīrs būtu vajadzīgs tikai ierobežotos apstākļos.

Tomēr pagaidām papīru var samazināt tikai līdz noteiktam brīdim, saka Kriss Roulijs , DII galvenais informācijas drošības speciālists. Līgumu galīgās versijas joprojām ir jādrukā un fiziski jāiesniedz. Un ne katrs valsts pārvaldes departaments vēlas vai spēj izmantot elektroniskos parakstus. Papīrs birojā nekad nepazudīs, saka Roulijs. Viņa arī nav pārliecināta, cik daudz naudas ietaupīs pūles. Tomēr viņa cer, ka DII var darīt savu daļu, lai samazinātu paredzamo 153 miljonu ASV dolāru iztrūkumu valsts budžetā. Viņa saka, ka Vērmonta vienmēr ir bijusi par zaļo vidi, un ir iztērēts ļoti daudz papīra — tas nav vajadzīgs, jo īpaši, ņemot vērā tehnoloģiju attīstību.

paslēpties